管理会计视角下河北省政府采购实施现状及对策

管理会计视角下河北省政府采购实施现状及对策

管理会计视角下河北省政府采购实施现状及对策

摘要:河北省事业单位在政府采购执行阶段的管理较为薄弱,不能满足监管部门提出的要求。本文通过分析采购单位在政府采购执行阶段的管理现状,在人(人才管理)、财(财务支出)、事(办事方法)三个方面存在的不足,针对存在的问题,对采购单位在工作计划,审批权限,绩效指标设定三个方面提出改进建议。

关键词:政府采购;执行阶段;工作计划;审批权限;绩效指标

中图分类号:F812.45 文献标识码:A

1 河北省事业单位政府采购执行阶段管理现状

近年来,河北省财政部门要求事业单位合理规划政府采购支出进度,将监管重点由事后审计转变为事中监管,要求事业单位要在加快财政支出进度的基础上,保证财政资金支出的合理性。

河北省政府采购监管部门的监管模式由原来的低效纸质审批模式转变为全程留痕全程监督的网络审批模式,提高了事业单位政府采购程序的规范性。但是采购单位在政府采购方面的资金管理、内控管理、人才建设三个方面还存在不足之处。

2 事业单位政府采购实施中存在的问题

2.1政府采购执行进度较慢

近年来,采购单位的政府采购意识逐步提高,做到了政府采购集中采购目录内的品目应采尽采。但是政府采购支出进度较慢,主要表现在以下方面:一是没有合理预估政府采购办结所需时间。对每一步办结手续的时间不熟悉,对于公开招标的事项,没有合理预计完成时间,导致季末或者年末政府采购支出手续还未办理完结,不能完成监管部门提出的财政支出进度要求;二是管理层对政府采购管理不够重视。管理层不能及时了解上级部门监管要求,办理政府采购支出手续凭借历年经验,由于财政支出政策变化较快,往年财政支出经验不适用本年监管要求,因材料不齐全或者不规范的原因延误财政支出的现象成为常态;三是对政府采购工作考核不合理。事业单位绩效考核指标设置不合理,不能起到激励员工完成政府采购工作的作用。大多数事业单位不设置政府采购执行效率绩效指标。

2.2政府采购执行的内部流程管理不科学

河北省监管部门要求事业单位编制内部控制报告并上报事业单位内部控制制度。大多数事业单位建立了内部控制制度,但是事业单位在执行政府采购内控规定方面存在如下问题:一是内部控制设计走形式、走过场。有的事业单位为了完成上级布置的任务,通常委托会计师事务所设计内控,并未根据单位实际情况设计内控制度。针对政府采购执行设计的内控并未有效实施,只为应付上级检查。政府采购政策发生变化时,也不及时修订政府采购实施办法手册,使得内控制度未起到规范采购工作的作用;二是采用单一的审批方式。有的事业单位所有的政府采购支出均采用法人代表终审制度,由于设置审批程序较多,影响了零星政府采购支出的审批效率。对于需办理计划备案的政府采购支出审批没有按照“三重一大”的规定设置审批权限,增加了最高管理层违规违纪风险;三是内部组织机构设置不合理。有的事业单位人员较少,一个科室同时管理采购和财务,内部组织设置没有按照相互制约、相互监督的原则设置组织结构。有的单位管理层凌驾内控之上風险较高,政府采购审批高度集权。内部没有部门监督财务负责人行使权力。四是政府采购资金支出进度缺乏合理规划。有的事业单位到了季度末和年末,为了完成财政要求的支出进度突击花钱,采购支出不考虑业务完成进度,只考虑监管部门要求,业务进度与财务支出相脱离,采购支出大多数采用预支付方式,滋生了私设“小金库”的风险。

2.3单位人员不注重采购业务细节学习

河北省监管部门现已采用电子化审批方式,不再使用纸质审批方式。因此采购单位对采购流程和采购操作学习较多,对于采购的实质性工作内容学习较少。不注重学习政府采购每个实施步骤的工作规定,在办理采购手续中常因为工作细节处理不当导致采购不合规不合法。

一是在工程项目计划备案阶段,对选择适用政府采购法还是招标投标法不清楚,因适用法律选择错误导致招标程序不合法;二是在编写标书环节,有的工程类招标项目,采购单位只填写整体预算价格,不填写分项成本的具体参数,不要求分项成本最低数,导致在竞争性谈判中投标单位故意压低预算价格中标,中标方压低工程成本导致项目竣工质量达不到采购单位验收要求。在服务类招标项目中,采购单位并未做详细的市场调研,招标参数设置要求过高,入围单位达不到开标要求,导致采购失败;三是在签署合同环节,对服务期限填写不规范,有的单位服务起止时间为整个预算年度。并不按照实际签订合同的时间为合同服务开始时间,导致合同备案审核不通过。

3 解决政府采购执行阶段存在问题的建议

事业单位首先应当制定整体工作计划,强调政府采购的重要性,然后通过细化审批权限,做到兼顾审批效率与采购质量,最后要以激励员工为目的合理设置绩效考核指标。

3.1科学制定政府采购项目工作计划

政府采购效率低主要是缺少科学的执行计划,采购单位应当根据监管要求合理设置政府采购工作计划。利用“战略地图”理念设计政府采购工作计划,能更好地完成政府采购工作的计划整体思路。

要清楚工作目标:根据河北省监管部门要求,政府采购的工作要点主要有两点:一是保证财政支出进度按时完成;二是保证支出合理合法。

完成政府采购工作目标受到监管满意度、内部流程、员工学习成长三个维度的共同影响,其中员工学习成长是完成目标的基础,内部流程是完成目标的核心环节,监管满意度的高低直接影响采购效率。

3.1.1提升员工素质

在员工学习成长方面关键是提升员工素质。员工素质很大程度影响了采购效率和质量。事业单位要加强人才队伍建设,人才队伍建设可从三个方面培养:一是加强培训。每年应根据政策变化随时组织员工培训,将培训考核结果纳入年终考核指标;二是事业单位要定期组织内部业务交流,使采购人员了解单位职能范围内的工作内容,提高员工业财融合能力,有利于提高与上级监管部门的沟通效果;三是招聘员工要灵活。由于政府采购工作偏向实务,传统毕业生的专业方向都偏向理论较多,近年来有的省市院校推出了政府采购方向人才培养计划,多采用理论加实务方式培养人才,事业单位可以与这些院校签订定向招生的协议,对于学习优秀的学员还可以签订定向分配协议。 3.1.2 优化内部流程

优化内部流程关键在于保证政府采购实施内控制度合理并有效实施。内部流程应当分采购申请、采购计划办理、招标、合同签署、执行、验收,财务支出、财务审计几个重要的环节,相邻的工作要由不同的科室完成,遵守不相容岗位相分离原则。

第一,提高每个内部部门的财政支出管理能力。采购部门应当加强市场调研,及时掌握采购政策,熟练掌握网上商城采购方式的采购程序,灵活运用直接购买和竞价购买两种网上采购方式,保证采购手续合理合法。

第二,业务部门要加强政府采购意识及时提出申请,加强项目管理能力。事业单位可设置矩阵式组织结构,业务部门员工为政府采购项目负责人,项目组人员可由财务、采购、业务部门人员组成,可相互学习,互相激发,相得益彰。并为项目组人员设置个人考核指标,强化项目负责人管理责任,提升成员工作积极性。

第三,财务部门在办理支付手续前应检查采购手续是否完整,原始凭证数据是否准确。财务部门要将政府采购按照成本性态分为固定成本和变动成本,对于固定成本类的政府采购支出,比如水电费、物业费、租赁费等,保证按月或季度以明细表为依据支出。对于变动成本类的政府采购要按照工作进度为依据支付,比如劳务费、业务委托费等。严禁采用预付款项支出方式。

第四,最高管理层应当做好采购全程监督工作,对于支出较慢的项目,要及时督促项目负责人加快支出进度。大型的事业单位还应当设置内审部门,由财务负责人以外的领导负责,审计部门的人员应保持独立性,不能由财务部门、采购部门等与政府采购支出相关的人员兼职。小型的事业单位,应当聘请会计师事务所加强内部审计,由财务负责人以外的领导负责联系。

3.1.3 提高监管满意度

监管满意度主要是指监管部门对事业单位提交资料的质量和实效的满意程度。如果对采购单位递交材料的审核次数越多,说明采购单位不符合监管要求的内容较多,审批效率就越慢,影响资金支出效率。采购部门人员应当提高与上级沟通能力,保证递交的材料符合监管要求,降低自身造成的出错概率,加快审批速度。

3.2合理制定审批权限

事业单位应当根据所面临的风险种类设定审批权限,首先要识别风险类别,然后分析风险影响,最后根据影响积极应对风险。

3.2.1资金支出风险识别

事业单位的政府采购支出方面主要有两种风险,一种是违规风险,一种是资金损失风险。违规风险主要是支出违法违规的风险,金额可能不大,但是支出事项容易违反中央八项规定、政府采购法规等。资金损失承受度风险是指管理层承担责任高低受支出金额大小的影响,支出金额越大,管理层承担的违法违规风险越大。因此事业单位应当从资金性质和资金规模两个角度设置审批权限。

3.2.2风险分析

将违规风险按照违反法规性质分为三个维度:八项规定维度,值得关注维度,一般关注维度。八项规定维度主要是指在办公、会议等行政支出方面的规定,比如公务用车费、培训费、会议费支出。值得关注维度主要是指政府采购品目特殊的项目要遵守的法律法规,比如服务和工程类别的政府采购,这类采购技术复杂或者技术参数设置较为主观。容易违反法律法规,管理层应当加强此类项目的审批。一般关注维度指的是货物类的政府采购要遵守的法律法规。

资金损失承受度风险按照支出规模分为三个维度:集中采购支出额度;大额支出额度;小额支出额度。集中采购支出额度指的是需要办理政府采购计划备案的支出,大额支出指的是规模虽然在集采规模以下,但是支出规模属于单位较大支出,最高管理层要有知情权和审批权。零星支出指的是资金支出规模较小的支出。

3.2.3风险应对

用一张二维表格从违规风险和资金损失风险两个影响程度设置审批权限。具体审批權限设置参照,见表1。

一级审批是指财务负责人终审制度;二级审批是指法人终审制度;集体决策是指领导班子集体审核制度。

3.3合理设置绩效考核指标

合理的设置绩效指标可以使单位内控执行增加刚性约束力,激励办事人员保质保量的完成政府采购工作,改进各部门工作方法,检验内控是否合理设计并有效实施。因此,事业单位有必要自行设计一套完整的政府采购绩效评价指标。

3.3.1设置考核指标方法

党的十八大提出要建立廉洁高效、人民满意的服务型政府,作为基层的事业单位可从社会效益影响、资金运营、满意度三方面设置政府采购绩效考核指标。社会效益影响指的是为社会各个方面带来的效益,比如扶持经济力度效益、生态效益等。资金运营和满意度指标可从3E(economy 经济、efficiency效率、effectiveness效果)理论设置绩效指标,资金运营从经济和效率方面设置,比如对于办公费、劳务费经济支出项目可采用使用效率指标,经济指标可设置节约率指标。满意度从效果方面设置绩效指标。可从公信力和回应力两个设置绩效指标,见表2。

3.3.2指标计算方法

对每级指标设置权重系数,每一级别的总权重系数均为1,三级指标对应的权重系数乘以所属对应级别的前两级的权重系数,得出每个三级指标占整体比例的系数,三级指标以百分制打分,用得分乘以占整体比例系数得出该指标的最后得分。最后根据得分评定结果等级。

3.3.3评价指标运用

对于得分较高的指标,应给予相应的负责人和经办人一定奖励,比如与个人升迁和声誉。对于得分较低的指标,应采取相应的改进措施,例如社会效益影响分数较低,则应当由采购部门承担主要责任,在今后供应商和产品选择上应注重社会效益。如果是资金运营分数较低,则应当进一步分析是业务部门原因还是采购部门原因,如果主要是服务人数和单位数下降较快,则主要责任在于业务部门,业务部门应当提高服务质量,如果主要是采购成本高,则主要责任在于采购部门,应当改进工作方法降低采购成本。如果是满意度较低,则应当进一步分析是财务部门还是管理层的原因,如果是采购合规比率评分较低,则主要责任在于财务部门,财务部门应当加强审核质量,如果是投诉或者办事效率原因,则主要原因在于管理层,就应当提高管理能力。

4 结束语

随着网络信息化的应用范围越来越广,政府采购监管水平越来越高,为了促进事业单位转型升级,建设服务型和公益性的事业单位,将强化政府服务职能政策落实到位,事业单位当务之急是提高政府采购管理水平。政府采购执行工作应当首先设定工作计划,坚持问题导向,根据影响采购工作的因素,科学制定内控管理规范并有效执行,分层级设置审批权限,以绩效目标为政府采购合法合规执行提供有利保障,建立一套完善的政府采购执行管理体系。

参考文献:

[1] 财政部.管理会计应用指引第101号-战略地图[Z].财会[2017]24号.2017.9.29.

[2] 葛琳玲,秦强,李顺明.基于创新能力培养的政府采购人才培养模式探索与实践-广西财经学院财政学(政府采购)方面卓越人才培养实验班探索[J].开封教育学院学报,2018(3):110-111.

[3] 真内控官网.浅谈内控流程设计中的三种常见制衡错误[EB/OL].真内控科技集团,2018-05-16.

[4] 中国注册会计师协会.公司战略与风险管理[M]北京:中国财政经济出版社,2019.

[5] 孙琳.政府会计制度改革与政府绩效改善研究[M]安徽:安徽大学出版社,2018.

[6] 章辉.全面认识政府采购绩效管理[J].中国财政,2018(9):42-44.

本文来自投稿,不代表多笔记立场,如若转载,请注明出处:https://www.duobiji.com/155631.html

版权归原作者所有,如有侵权、虚假错误信息或任何问题,请及时联系我们,我们将在第一时间删除或更正。

W 导出为管理会计视角下河北省政府采购实施现状及对策.doc文档