档案管理数字化建设发展改进措施 – 档案管理论文

档案管理数字化建设发展改进措施 – 档案管理论文

档案管理数字化建设发展改进措施 - 档案管理论文

[摘要]本文针对档案管理数字化建设中存在的存储设备老旧、管理人员业务素质不高、数字化程度低等问题,通过分析档案管理数字化建设对提升档案管理质量、管理效率及管理数量的作用,提出应重视档案记录工作与配套设施的数字化,提高管理人员的个人素质及人才建设水平,进一步完善档案管理数字化程度,以促进档案管理数字化建设的进程。

随着我国经济发展水平的提高和社会进步的不断加快,越来越多的高科技走入社会生活中的各个领域,在为我们带来巨大便利性的同时,也带来了新的挑战。在快速发展的时代背景之下,如何更好地利用新技术、新方法提升行业竞争力,是当今社会各个行业发展的重点方向。计算机软硬件技术的快速发展给档案管理工作带来新的发展机遇,数字化、信息化以及网络化已经成为社会发展的主流。档案管理工作不仅仅是一项纯记录性工作,更需要与社会发展趋势相融合,发挥出更大的价值。当前,档案管理工作面临的最大挑战就是如何实现档案管理模式的转变,重点是由传统的纸质档案管理模式向数字化档案管理模式的转变。数字化档案管理有利于管理效率的提升和管理精确程度的改善。

一、数字化建设在档案管理工作中的重要作用

(一)在档案管理数字化建设中提升档案管理质量

在传统的档案管理模式中,档案管理工作的主体是人,所有的档案分类、档案整理以及档案的调取工作都需要人来完成;而且在档案管理过程中还涉及到各类纸质档案的装箱、运输以及存取等繁杂工序,不但耗费大量的时间,而且也不利于提升整体档案管理工作的效率。在档案管理工作中实施数字化建设,主要是将已有的纸质档案通过扫描仪和计算机图形识别技术进行档案资料的数字化和信息化,档案管理人员只需要在相关管理软件中进行操作即可完成档案管理的主要工作,并且可以实现档案资料的修正等工作。

(二)在档案管理数字化建设中提升档案管理效率

档案管理数字化可以对传统的纸质档案管理进行有效的替代,不但可以在档案管理工作量上进行必要的优化,而且还可以最大程度地避免由于档案管理过程中工作人员自身因素所导致的效率低下等问题,并且可以有效缓解当前一部分档案管理的滞后性问题,极大地提升档案管理的效率。

(三)在档案管理数字化建设中提升档案管理数量

数字化档案管理模式不再以实体纸质档案为主体,所有的档案管理内容和档案资料修改过程都是通过计算机平台和辅助软件来实现,不但突破了原有纸质档案管理模式的载体束缚,而且能够使档案管理工作更为灵活,工作人员可以根据档案管理的要求进行实时的修改、备份以及补充等工作,从而充分实现档案管理量级和效率的提升。

二、当前档案管理数字化建设发展状况

(一)档案存储设备老旧

档案管理的模式依然以人工为主,设备大多陈旧,大多数的档案存储、整理、调取工作都需要工作人员在一个特定的档案室里进行。这样的传统档案管理模式不但在管理工作量方面有着较大的局限,而且在档案管理过程中还容易出现由于人为因素或存储设备落后所导致的效率低下问题。另外,如果存储空间过于老旧,还容易给纸质档案的存储带来潜在的安全风险。因此,在进行档案管理的过程中,要对档案管理模式进行不断创新。随着社会的发展速度不断加快,人们对于档案的存储、调取以及运输等的工作效率也提出了更高的要求;同时各类档案的数量也由之前的种类单一到种类不断增加,这也在一定程度上提升了档案管理的难度和工作量。而且,工作人员在对储存的档案进行管理和分类的过程中,仍然较多地采用传统的分类模式,对于档案编码和按序存储不尽如人意,因此在档案管理和存储过程中极容易出现错放、漏放以及乱放的现象,给后期的档案管理和利用工作增加不必要的工作量,在一定程度上降低了档案管理和工作的效率和质量。

(二)人员综合素质有待提升

档案管理工作无论是传统的档案管理模式,还是数字化管理模式,人的主观能动作用在档案管理水平和档案管理效率的提升方面都发挥着不可替代的作用。虽然随着数字化档案管理模式建设的不断推进,可以在一定程度上减轻人为因素在档案管理过程中的作用,但档案管理工作最终还是要由具体的档案管理人员来完成。因此,要想保证档案管理质量,提升档案管理效率,除了转变档案的管理模式,还应当对档案管理人员的个人职业素质通过培训加以提升。在实际的档案管理工作中,档案管理人员存在着一定的专业性不足的问题,主要表现在两个方面:一方面,档案管理机构在进行招聘时,对于拟招聘人员的个人专业素养以及相关职业背景等要求过低,从而导致档案管理人员对档案业务工作并不熟悉,甚至缺乏相关的职业经验或入职培训,从而影响了档案管理工作进程的推进;另一方面,对于已经入职的档案管理人员的职业培训力度不够,存在部分档案管理人员工作积极性严重不足的状况,从而导致一线档案管理人员对于档案管理工作长期处于一种被动的状态,无法以一种饱满的工作热情和积极主动的心态去开展档案管理工作。

(三)档案管理数字化程度不高

虽然社会各个行业都处在由传统行业管理模式向信息化、网络化和数字化的转变过程中,并且行业管理模式数字化的趋势已经被人们普遍接受,但是在当前的档案管理工作中,数字化档案管理模式的推进仍然较为缓慢。首先,虽然数字化档案管理系统已经在较大范围内进行了推广和应用,并且也在相当大的程度上实现了对外适当开放以及网络远程档案查询等功能,但是在数字化档案管理系统运行中,仍然存在较多的问题,尤其是不同档案资料库之间的信息共享和档案互相调取等的实现,仍然存在着一定的管理难度,即数字化档案管理模式在不同档案管理单位之间的协调性仍然存在较大的改善空间。这也就使得数字化档案管理模式的高便捷性、高灵活性以及高度保密性等实用功能不能够完全服务于当前的档案管理工作,从而对数字化档案管理模式的应用价值造成了一定的负面影响。因此,在档案管理数字化建设的过程中,一定要以发展的眼光看待问题,对于新模式、新方法以及新技术在应用过程中出现的各类问题要及时进行完善。

三、改进方案和措施

(一)重视档案记录工作与配套设施的数字化

档案记录工作是档案管理工作的第一内容,所有档案工作内容的来源都是档案的录入和记录工作,因此要想实现档案管理数字化就必须对档案记录工作进行充分的数字化管理。档案记录工作数字化程度的高低,将直接关系到后续档案管理工作数字化水平的高低。传统的档案录入工作主要依靠文书人员对各个机构以及相关档案文件材料进行整理或者书写,这其中包含的工作量十分巨大、工作周期十分冗长、工作效率十分低下,而现阶段数字化的档案录入工作可以将一切冗杂繁琐的信息录入工作通过计算机终端或移动互联网终端来实现,并且可以根据档案录入的类别与时间等相关参数进行自动分类,极大地提升了档案管理的质量和效率。此外,要想实现档案管理的数字化,还需要提高相关配套设施的数字化水平。只有硬件设施和配套软件满足了数字化档案管理的要求,才能从根本上保障档案数字化管理水平。硬件基础设施的建设主要包括:文档扫描、音频信息收集设备、视频信息收集设备、计算机终端、服务器以及交换机等,同时相关的数字化软件配套也应当进行必要的完善,以便更好地实施档案管理数字化建设。

(二)提升管理人员个人素质与人才建设水平

在完成了相关的数字化硬件基础设施建设与软件配套建设工作之后,如何使已有的数字化管理系统发挥其应用功能和高效的管理功能,取决于相关档案管理人员自身的职业水平与协调能力。其中,档案管理人员的职业素养主要体现在招聘引进人员的素质以及在职人员专业技能水平的提升和培训两个方面。一方面,为了使档案管理数字化建设更好地推进,应当招募各类专业技能较强、责任意识充分以及综合素质较高的人才从事档案管理工作。因此在进行档案管理相关岗位的招聘时,应当摒弃过去的条件单一、要求简单以及竞争机制不完善的招聘模式,以严格的入职标准进行人才选拔,以确保其在档案管理数字化建设中发挥更好的作用。另一方面,对于当前已经从事档案管理的档案管理人员来说,应当进行定期的专业技能考核与业务知识培训,努力打造一支具有现代化、网络化和数字化档案管理知识和技能的优秀人才队伍。对于当前管理模式中出现的问题,应当针对不同档案管理人员的特点,做好适当的岗位调整,从而使每一名档案管理人员都能够在适合的岗位上发挥出更大作用,以促进档案管理工作的高效高质量的完成。

(三)提升档案管理的数字化程度

档案管理工作中数字化程度的提升,现阶段主要体现在档案信息的共享性程度。档案管理工作中的共享性并非指不同个体之间共享档案资料,而是档案资料关系人同档案管理系统之间的共享程度。档案管理数字化程度越高,越有利于档案信息在安全性的基础上进行必要的档案资料共享。这对于提升档案信息传递的有效性以及档案资料的利用率具有积极的促进作用。但是,档案管理工作中数字化建设是一个复杂的体系建设,因为档案管理系统需要对接的是大量的档案资料,因此这也对档案管理工作中的全部流程提出了新的要求。为了实现档案信息传递速度的提升,应重点提升档案管理的数字化程度。除了对档案信息的录入进行数字化的加工,档案信息资料的信息化储存,还应当对整个档案数字化管理系统进行必要的维护,以保证其能够不断进行自身的完善与升级。在不断发展的社会背景与档案管理工作需求下,不断提升档案管理系统自身的数字化程度,才能够紧跟时代发展的步伐,充分实现档案管理的数字化建设。当前随着社会的迅猛发展和各行业管理模式数字化、网络化进程的不断推进,档案管理工作面临着数字化建设的巨大挑战。如何在档案管理数字化进程中更好地实现档案管理效率和管理质量的提升,与如何解决好当前档案管理数字化建设中的问题有着密切的联系。只有加快档案管理的数字化建设,才能使档案工作更好地服务于企业生产和科研管理。

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作者:赵小璟 肖会君 胡米 杨颖 石异

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