城建档案管理数字化建设对策 – 档案管理论文

城建档案管理数字化建设对策 – 档案管理论文

城建档案管理数字化建设对策 - 档案管理论文

摘要:信息时代中,数字化技术在社会的各个领域都发挥着不可替代的作用。在城市现代化建设中,加快城建档案管理数字化建设,是城建档案发展的新趋势。档案管理数字化建设不仅可以长期保存档案,还可以提高档案管理的效率并实现资源共享,最终获取最大化的利用价值。本文作者结合自身多年工作经验,对城建档案管理数字化建设提出了自己的几点拙见,仅供参考。

关键词:城建档案;数字化;建设

对于档案管理而言,城建档案数字化建设是一种新的、高效、科学的方式,不仅可以提高档案信息的规范性,还可以创新档案管理模式,为城市建设提供可靠数据支持。在如今信息化大爆发的时态下,数字技术已无时无刻不在影响着人们的生活及工作[1]。与此同时,城建档案的数据信息量持续增长,无疑是增加了城建档案管理难度。为了推动城市化建设,城建档案管理应顺应时代发展,加快数字化建设,提供高水准档案服务。

1城建档案管理数字化的基本内容及分析

城建档案管理,由政府部门为主导,管理对象不只是城市规划与发展方向,还涉及工程管理及建设各个环节,城建档案管理要求数据信息真实可靠,这些信息的载体主要分为文字、图片、图纸、光盘等,每一种档案管理要求会有所差异。传统城建档案管理模式下,纸质信息是管理重点,需投入大量的人力物力[2]。早期还能够满足城建工程发展需求,然而随着利用量的增加,传统档案管理模式的局限性与弊端日益凸显。例如,查询检索利用率较低,调阅档案必须由库房管理人进行调卷,经由申请→登记→出库→利用→检查→归还→入库过程,流程十分繁杂[3]。同时,反复调阅原件、复印材料及图纸,造成原件不同程度的损伤,进而不利于城建档案的编研、开发与利用。对此,城建档案进行数字化建设,要借助各种扫描技术对档案有价值的信息进行广泛采集,并有针对性地有效分解纸质档案原件阵式信息元素,将其转变为电信号,这要求将其如实输入到数字化档案管理系统中,进而生成图像文件。通过数字化处理后,可直接储存纸质档案图像文件,再结合相关信息数据库,以此形成档案资料,具有快速引用、快速检索等优势。另外,城建档案数字化建设,在一台计算机上轻松完成登记、查询、调卷等操作,人力物力投入少,并可共享城建档案资源,发挥城建档案最大化价值。

2城建档案管理数字化建设意义

2.1能实现资源共享

在新经济状态下,经济全球化趋势日益明显,档案资料信息化备受关注,是全球共享档案资料的有效途径之一。城建档案管理数字化建设可打破信息用户之间的阻隔,相互之间传递、开发与利用信息资源,促使信息资源发挥最大利用价值。

2.2是开展档案工作的新标志

传统的档案管理方法已经无法满足当今信息飞速发展的需求,档案管理事业无论是外在客观条件还是内在实际需求均发生着翻天覆地的转变,彻底改变了“手书写、管档案、收档案”的模式。档案管理人员,应真正意识到档案数字化建设的必要性,采用与社会发展相适应的档案管理工作方式,这样才能保证档案数字化管理紧跟社会发展,为社会做出更大的贡献。

2.3是信息改革的新需求

以往档案管理工作人员的主要工作是对档案进行采集、书写、整理、保存及发放,其需要投放大量人力,且工作效率较低。城建档案数字化建设后,不仅减少了人力投入,还提高了工作效率,并增加了档案存储方式。在现代城市化建设进程中,发展档案管理数字化建设事业,能够使城市现代化建设起到积极的作用。

3加快城建档案管理数字化建设的有效对策

目前,城建档案管理应紧跟时代发展,如果单纯地只采用传统档案管理方式,则难以深层次开发档案资源,档案则缺失了其他的应用价值,不符合大数据时代发展的要求。为了能够改变这一现状,城建档案数字化管理是大势所趋。数字化建设意识、数字化平台建设、基础建设人才是数字城建档案数字化建设的关键因素。

3.1强化工作人员的数字化建设意识

作为城市建设的主要资料,城建档案在城市建设管理中占有不可忽视的位置[4]。而城建档案的信息化管理系统则在城市化建设事务中发挥着重要的作用,所以档案管理部门应引导管理人员及档案工作人员真正认识到档案管理的价值,加强对城建档案管理数字化建设的意识,掌握城建档案数字化管理系统的操作技能。只有有效改变各级管理人员及工作人员的思想意识,城建档案管理数字化建设才能真正落到实处。

3.2加强信息化基础设施建设

城建档案馆应高度重视信息化基础设施的建设,投入稳定资金,积极构建数字化建设平台,配齐城建档案存储、备份、扫描设备、计算机软硬件、网络网站等基础性设施。借助计算机管理软件,广泛收集、整理、立卷、保管与检索利用各种城建档案[5]。同时,构建各种专题信息数据库、馆藏档案目录数据库。

3.3库存档案数字化、增量档案电子化工作是数字化城建档案建设的基础

档案的数字化包含两个部分,一个是库存的档案需要数字化,一个是新进馆的档案一定要电子化,避免再扫描的工作,这些工作是数字化城建档案建设的基础。就此,国家档案局和住建部都对库存档案的数字化和增量档案的电子化提出了明确的要求,尤其是2020年3月1日实施的《建设工程文件归档规范》(GB/T50328–2019),其中的“每项建设工程都应编制一套电子档案,随纸质档案一并移交城建档案管理机构。电子档案签署了具有法律效力的电子印章或电子签名的,可不移交相应纸质档案”条款,可真正开启了数字化建设的新篇章。

3.4搭建数字化城建档案管理平台

城建档案馆应立足于自身实际情况,积极构建数字化城建档案管理平台,设计档案接收、档案管理、档案服务、大数据分析四个模块,并积极借助城市大数据中心。查阅人员只需通过电脑检索便可迅速查询到所需的档案标题,而且可点开查看电子档案,使得群众和企业享受高效率、便捷的档案查询体验。同时,这一平台具有存储电子化、增量电子化、检索自动化等功能,可加快城建档案馆数字化建设,为智慧化城市建设提供可靠数据。

3.5创新城建档案数字化管理技术

现阶段,城建档案数字化建设在稳步进行中,还需要积极创新,促使其快速发展。在档案的利用方面,应多从服务角度,为查档者提供最大的方便。例如,可以增加自助查档、预约查档、在线查档、地图查档、移动端查档、3D库房查档等各种形式。

3.6引入数据安全系统

目前,城市建设步伐不断加快,城建档案数量持续增加,尤其是很多城市开展了地下管线普查测绘工作,数据档案管理任务更加严峻,安全压力日益倍增。为了能够更好地服务城市建设,保证档案数据库的安全,城建档案馆可引入数据安全系统。系统可具备阅读、编辑、打印、复制、截屏等一系列安全权限控制功能,可安全加密系统中每一份文档,避免文档被窃取。同时,该系统应对阅读权限次数、文档到期时间等进行控制,打印文件时会留下细致的日志记录,便于随时查找打印问卷终端机器人和操作人,有效预防文件以纸质文件的方式流失。

3.7强化档案管理队伍的培训与引进工作

为了更好地提供档案服务,城建档案馆应加强档案数字化建设,想方设法培养优秀管理队伍。纵观城建档案馆,档案管理队伍的信息化综合素质较差,且良莠不齐。鉴于此,城建档案馆应积极探寻人才队伍建设策略,有效保证城建档案管理数字化建设的顺利进行。其一,组织形式多样的培训活动。可采用在职培训的方式,要求国内信息化技术专家来单位开展专题讲座活动,也可采取委培的方式,积极吸收先进管理理念;其二,培训内容应覆盖广泛范围、主次分明。和传统的城建档案管理工作相比,城建档案数字化建设具有很强的复杂性及高风险,这就需要培训教育内容应将档案管理、法律和信息化等层面全面囊括其中,同时确保主次分明,增强培训效果;其三,加大档案管理人才引入力度,但必须满足专业过硬、综合实力较强的条件,充分发挥人才带动作用,打造一支优质城建档案人才队伍,以坚实的基础为城建档案管理数字化建设的有序开展提供有效支持。

结语:

总之,在信息化技术日益普及的今天,档案信息也更加繁杂,城建档案管理数字化是必然趋势。因此,城建档案馆应借助计算机网络环境与大数据环境,借助数据挖掘技术进一步挖掘城建档案信息数据,为群众提供优质、多样化服务,促使城建档案资源价值充分实现,提高利用率,以此来保证城市化建设可持续健康发展。

参考文献:

[1]孙伟.关于城建档案管理数字化建设问题的思考[J].国际公关,2019(12):201.

[2]田学.城建档案管理数字化建设问题的思考研究[J].办公室业务,2019(07):51.

[3]梁霄.关于城建档案管理数字化建设问题的思考[J].中国管理信息化,2018,21(12):166—167.

[4]王霞.城建档案数字化建设面临的问题及对策思考[J].中国管理信息化,2016,19(24):178.

[5]邝玲红.探讨怎么搞好城建档案数字化工作[J].智能城市,2016,2(03):105+108.

[6]傅政权.新形势下城建档案管理数字化建设探讨[J].科技创新与应用,2015(21):277.

作者:苗春丹

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