中小学档案管理创意服务的开发及应用

中小学档案管理创意服务的开发及应用

中小学档案管理创意服务的开发及应用

摘要:针对目前中小学档案管理工作单一、被动等问题,提出“中小学档案管理创意服务”概念,在“校园记忆”理念驱动下,结合中小学教育教学管理、校园文化建设需要,创新档案思维,将档案知识纳入德育及生涯教育,开拓档案校本课程;链接校园文化宣传工作,开发档案创意产品;并建议参考UGC城市记忆项目,通过师生共建共生,丰富学校档案馆藏资源。在创意服务中充分激发档案活力,促进学校未来管理。

关键词:中小学校 档案管理 创意服务

中图分类号:G273 文献标识码:A 文章编号:1009-5349(2020)16-0129-02

在国家教育政策越来越重视校园文化建设的大背景下,中小学档案管理工作被摆在越发重要的位置。鉴于当前中小学档案管理仍处于传统的基础工作阶段,又苦于文献资料、网络资源中缺乏对中小学档案管理创新理念的指导和经验介绍,故此大胆探索档案管理在中小学校中的新模式,研究档案管理创意服务的开发及应用,期待激发档案活力,更新工作思维。

一、中小学档案管理创意服務的提出

(一)背景

在现代化教育政策指导下,各学校日益注重校园文化建设,渴望挖掘校史资料,提炼文化内涵,宣传办学特色。校园文化建设工作的重任直指档案室。但是,目前学校档案室仍以档案的收集、整理、查档等基础性传统工作为主,对档案利用、信息开发等工作开展甚少。因而,在校园文化建设浪潮中,大部分学校档案室及档案管理人员未能充分发挥档案服务真正的价值与应有的作用。

因此,在校园文化建设需求下,应在中小学档案管理工作中充分开发创意产品,提供创意服务,发掘学校档案室丰富的馆藏资源,将特色办学成果展示出来,在档案信息载体上收到完整良好的宣传、育人效果,让档案不仅发挥凭证作用,而且能真正为学校教育教学管理、校园文化建设服务。

(二)中小学档案管理创意服务的概念

中小学档案管理创意服务是在文化产业创意服务范畴和“校园记忆”理念驱动下产生的,即结合校园文化建设需求,借鉴社会档案、“城市记忆”的服务方式,在中小学档案管理工作中开展创意服务。它强调在基础性工作之上,将档案思维、档案管理工作贯穿校园文化建设始末,为学校教育教学管理决策与工作实施提供服务。

具体来说,开发档案管理创意服务,包括多角度、多形式地开发学校档案资源,充分调动档案管理人员潜能,最大限度发挥档案在中小学校园文化建设和青少年道德素养教育中的作用,鼓励档案参与学校管理和未来发展,实现档案管理与学校形象宣传、文化底蕴养成、育人共赢,最终达成档案与教学管理并进、档案与文化传承相融、档案与师生成长相伴的中小学档案管理模式。它的外延包括创新档案工作思路、档案管理思维后所出现的一切适用于中小学校档案工作并有利于学校单体甚至教育系统持续发展的成功实践。

二、开发中小学档案管理创意服务的重要意义

(一)充分激发档案的文化传承活力

档案是校园文化固化的印记。它记录校园内日常活动,还包括一切与教育教学有关的措施、制度,以及学校的历史、传统、校风等。解锁尘封的档案,开发创意产品,提供创意服务,让档案“活”起来,成为校园文化展示的承载品,让文化传承更具有活力。

(二)有效改善学校档案工作现状

部分学校档案室设立匆忙,档案室管理没有系统纳入学校综合管理范畴,档案除了凭证查考并无其他利用功能,档案管理孤岛化,档案工作呈现单一性、滞后性、非主动性特征。提出档案管理创意服务,将被动服务变为主动服务,能有效改善中小学档案工作存在的这些问题。

(三)利于改变档案员岗位边缘化现象

创意服务为档案管理人员提供了多路径发展的可能。要求档案管理人员具有新闻传播、教育管理等相关知识,能够策划主题、构思产品、设计活动,强调复合型人才的建设。这区别于纯手工、低智能、机械化的传统档案工作,有利于改变档案员岗位边缘化现象,让传统档案工作突破束缚,让中小学档案管理从微观走向宏观,从单面走向立体,从静态走向动态。

(四)用档案思维促进学校未来管理

开发中小学档案管理创意服务,将档案思维贯穿到教育教学管理工作的方方面面,将影响到学校活动的顶层设计,对学校决策、学校的未来发展无疑具有指向性意义。师生参与校园记忆的共生共建,档案将被赋予新的价值与功能,学校的未来管理将更有温度,更现广度,更具深度。

三、档案管理创意服务在具体实践中的应用

(一)将档案知识纳入德育课程体系

创意服务应用中,档案管理工作者走进学校课堂,将与师生息息相关的档案知识传授出去,充分发挥教育教学的辅助功能,符合基础教育学段育人目标。

一是开设档案校本课程。挑选适合中小学生掌握的档案基础知识,如个人档案的重要性、档案生成过程、分类存档方法等,形成教学思路,将档案知识编成校本课程内容,运用班会课、专题讲座等形式将档案课程定期化、系统化,成为学校特色课程之一。

二是指导学生创建成长档案。结合时下兴起的生涯教育,指导学生制作个人成长档案袋,主要收集包括在校期间学习成绩、品行表现、参与课外活动等的文书资料、图表信息,影像及获奖证书等实物档案。按学习档案、校园生活记忆档案、健康(病例)档案等类别,指导学生分类整理、立卷编号,让学生自己动手整理档案,了解档案的重要性。档案作为个人成长的印记,记录着个人发展的曲直线、人生重要事件。创建成长档案,有助于培养学生成长管理意识,体现学生个性特长,帮助学生自我认识和自我觉醒。

三是建立档案体验工作坊。把档案室、校史馆作为校内学生德育基地,增设档案体验工作坊。将档案体验纳入综合实践,让学生参观档案生成过程,实践、模仿,进行体验式学习,拓展学生实践经历。学生可以将成长档案袋寄存在档案工作坊,档案工作坊也可以因地制宜地设置“寄给未来”、记忆储蓄银行等服务功能,丰富学生成长档案的内容,真正达到档案辅助德育的作用。 (二)丰富校园文化的展现内容

档案管理创意服务的“创意”在于,从档案中挖掘有重要意义、有传播力、有影响力的专题素材,丰富档案对外展现的内容。

一是展现学校精神理念、办学特色。档案体现着学校的办学历程,记录着学校发展的经验、成绩。校史信息、荣誉资料,尤其是教学活动中历来活跃的部分,往往是学校办学特色所在。如有的学校擅长培养学生艺体特长,有的学校主抓学科教研,有的学校学生在课外活动比赛中频频获奖,等等,这都是学校教育教学过程中经历沉淀、培育逐渐形成和强化起来的。挖掘出来,就是校园文化核心所在,其展现出来的坚持、奋斗、创新等精神就是学校文化背后的精神理念。档案管理中通过阅读、汇编资料了解学校历史,深探办学特色,开发凸显本校特色的主题档案产品,借用长廊、校道展览资料,或者组织校史专题讲座,在校园建筑、校园风景中融入学校特色模型设计等,一改單靠封闭式校史馆的局面,开放地为展示校园文化服务。

二是展现校园主题特色活动。档案管理有规划、有意识地参与校园活动,创造性地与学校宣传工作相结合,参与活动宣传、策划,挖掘与活动相关的馆藏档案资料,尤其是生动再现历史的声像档案,经过精心整理和编辑,实现档案“复活”。让档案信息与新闻信息相关联,利用历史档案挖掘新闻,重组出人们关注的、真实的、带有历史感和逻辑性的信息,使其更具可读性。结合节庆、校庆或者入学、毕业季、教师节等特殊时间节点,运用“旧闻+新闻”的模式进行巡回式宣传。如配合教师节进行“优秀教师档案”巡礼活动,展示先进事迹、工作手记、教师照片、教学档案等,也可以汇编优秀课例、优秀教案、论文集等教师科研成果。根据教学成果展示需要,还可以策划历年高考成绩龙虎榜、学生优秀科技作品集等。同时,广泛利用校园广播、宣传橱窗、展板、电子屏幕、微信公众号、新闻媒体等宣传媒介,或者效仿高校制作文化衍生品,印制明信片、书签、卡片帖等小物件,让学生把校园记忆带回家。

(三)丰富档案馆藏资源

中小学档案管理可以参考UGC模式,利用网络媒体形成集体档案,征集校史资料,让师生不仅成为档案资源的使用者,也成为学校档案的拥有者和创造者。

1.利用校园公众平台形成集体档案

长期以来,学校的影像档案主要来源于学校宣传部门,影像内容由学校宣传部门主导。加上传统档案工作环境下,档案管理者不直接参与学校教育教学活动、校园师生活动,影像档案存在记忆不完整等问题。活动影像具有不可复发性,一切校园活动结束即终止,如果没有很好记录,则无法再现。

近年来,教师群体趋于年轻化,喜欢到社交媒体上晒班级照片、活动资料等,好的影像资料还会被广泛传播到校内外的网络平台,有效地宣传了班级文化、集体形象。选择一个校园社交平台,制定上传规则,鼓励师生上传班级合影、特色活动图片集、个性学生作品等,档案管理员到社交平台阅读信息,甄别资料的可用性,判定存档价值,随后下载、入库、归档。鼓励广大师生参与共建校园档案,增强校园文化的传播影响力。

2.借助社交媒体征集校史资料

过去因设备落后,中小学校中不少珍贵档案未保存,甚至出现遗失。因此一般学校校庆活动期间,会发出邮件邀请校友联系母校提供校史资料,往往采取公布邮寄地址、个人邮箱等单向渠道收集资料。这种征集方式受时间、地域、传播手段等因素影响,不够方便快捷。在当下档案管理工作趋于成熟的环境下,学校可以参照“我的城市记忆”等UGC项目案例,利用社交平台向广大校友征集校史资料。在学校官方网站、微信公众号、微博等对外平台上,设置一些互动性栏目和专题,如“我的校园记忆”“我的毕业照”“最值得纪念的一个校园故事”等,供广大校友上传或者投稿。档案管理人员定期进入社交平台,与网友互动、致谢,扩大征集影响力。

四、结语

延以传承优良,展而开拓智慧。档案作为一种信息资源,是学校的无形资产。开发档案文化产品,创新档案应用服务,将学校档案由无声变有声、从沉睡到唤醒,让学校档案管理工作由单一变丰富,从被动到主动。提出中小学档案管理创意服务概念,发现开发创意服务的意义,探讨档案管理创意服务在中小学中的实践与应用,对未来培养复合型档案人才、创新档案服务概念等具有重大价值。

参考文献:

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[2]崔永建,王卫华.档案在校园文化建设中的作用[J].山东档案,2004(3):26.

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[4]徐拥军,陈洁,张晨文,等.“用户生成内容”在档案工作中的应用及影响[J].档案学研究,2019(2):13-19.

责任编辑:孙瑶

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