行政事业单位办公室行政事务工作

行政事业单位办公室行政事务工作

行政事业单位办公室行政事务工作

摘要:随着我国经济建设的发展,我们国家出现了许多大规模的行政事业单位。随着行政事业单位数量的增加,人们越来越意识到办公室行政工作的重要性,如果能更好地完成这项工作,那么事业单位的其他工作就能做得更好。在行政管理方面往往存在许多问题,需要有关研究人员仔细分析,然后制定出解决问题的办法,使问题得到解决。本文主要通过行政事业单位办公室管理工作进行展开。

关键词:行政事业单位;办公室;行政事务

目前,事业单位的整体工作中最重要的因素是辦公室行政管理,完善办公室行政管理工作,不仅可使事业单位的服务质量和整体工作水平得到提升,而且在促进社会的发展的同时使国家经济得到改善。因此需要将办公室行政管理工作作为事业单位发展期间的首要任务,对其规章制度进行完善,创新传统的行政管理形式,同时培养工作人员的工作能力和整体素养,从而使办公室行政管理工作的质量和效率得到保障,从而为建设中国特色社会主义国家做出一份贡献。

一、行政事业单位办公室行政管理工作特点

1.上传下达,办公室管理工作在事业单位内部的信息传输中起着重要作用。在传递信息的过程中,不仅要确保信息的有效性,还要对其保密加以重视,这需要办公室工作人员具有极高的素质。消息应及时向有关人员进行传达,及时通知那些需要了解该信息的人。负责信息传输的人未经允许不能根据主观想法减少或增加他们传达的信息。2.办公室管理问题在组织服务中起着关键作用。其工作范围不仅涉及单位内的协调工作,还包括与其他单位进行交流的工作。在这方面,重要的交流沟通工作均由办公室进行完成,同时确保每一项工作都能得到妥善执行。3.办公室行政工作必须具有创新性。管理人员和部门工作人员都需要时刻对事务工作进行创新。由于单位的办公室管理工作往往是动态化和多样性的,因此在实际经营过程中需要管理人员针对工作中产生的变化进行相应的创新改革。在完成工作的同时,办公室工作人员应积极思考和观察并为如何提高办公服务和管理水平提供新的建议,用来有效协调各部门和岗位。事业单位应根据十九大提出的要求进行改革,进而具有先进的改革思路和先进的创新步伐。

二、行政事业单位办公室管理中存在的主要问题

(一)缺乏有效的制度管理

建立一个制度是确保工作顺利进行并长期保持稳定的先决条件,办公室工作也需要建立制度。行政事业单位的后勤和协调部门。是行政事业单位发展的基础与核心部门。随着现代社会的发展和新的公共事务的发展,越来越多的责任需要办公室部门承担。为了适应新的办公室管理要求,大多数行政事业单位已经对办公室管理工作进行了调整和修改,但这种临时调整也在不知不觉中削弱了办公室的管理制度。因此,在单位的发展过程中出现了许多问题,由于新的业务系统和管理系统不兼容以及管理人员的组织行为与新的管理制度不相匹配等问题,直接对办公室的工作效率产生了影响,导致工作中出现了破坏单位稳定发展的漏洞。

(二)员工整体素质有待提升

就事业单位而言,其办公室管理人员为了更好地执行有关行政管理的相关任务,需要具有相对更高的技能水平和专业素养。但是,通过分析目前的大部分行政行业管理部门现状,许多办公室工作人员不具备较高的专业水平和素养,在实际开展工作过程中,使有关工作出现有缺陷的地方,从而使工作效率和工作质量都有不同程度的降低,同时使事业单位产生不必要的影响。因而,通过对办公室作风建设进行加强同时提升办公人员对服务的认识,才能改善目前办公室现状。

三、办公室行政管理优化策略

(一)建立信息化管理平台

信息化管理平台要求行政事业部门的所有员工定期汇报自己的工作状况,管理者通过对员工的工作情况进行了解,从而实时地管理监督工作人员,以便确保管理人员全方面地管理监督工作人员。此外,信息化管理平台的建立更加有效地减轻了行政单位管理人员的工作压力,同时还使员工的工作质量和速度进一步提高。与此同时,员工还可以通过该平台与管理人员进行沟通交流,不仅可以在出现一些信息差错时,及时汇报情况并获得准确的信息;而且还可以将信息中的不足反馈给管理者,使行政事业单位的办公室管理制度更加完善。

(二)健全职工行政管理制度,明确权责划分

管理制度建立的必要性主要取决于办公室管理工作的复杂性,随着我国的经济的发展以及经济体制的改革,我国的事业单位的管理工作随之发展并进步,办公室管理制度的有效建立,将有助于解决由于经济发展而产生的许多问题。需要以科学的办公室管理理论为基础对行政管理系统进行建设,通过对办公室管理体系的建设从而使管理责任落实到相关工作人员上,明确每个人的问责制和管理制度,能够有效解决的问题,同时减少同事之间互相推卸责任的不良现象。需要对办公室的行政管理体系所围绕组织结构、管理概念、行政工作和单位活动有关的问题进行详细阐述解释,加强对事业单位的管理和建设。例如,权力下放是在事业单位中人员管理制度的完善,主要通过权责划分来实行,为了使办公室管理制度有效实施执行,需要采取有效的权利和责任监督运行机制。例如,在将权利划分到个人的情况下,为了规范工作人员的工作流程使工作效率增强,需要对每一项负责的工作进行明确的规则设定;当所属的工作出现问题并且找到源头,可以迅速找到解决问题的方式,同时在所有办公室职工心中树立标杆,促使他们对自己的工作一丝不苟,使团队的凝聚力更强大,有助于提高团队建设和能力。

(三)融入创新理念优化行政管理工作模式

整个事业单位中办公室在其中起着桥梁和纽带的作用,如果工作质量不佳,会导致整个事业单位的效率降低。从管理学理论来看,事业单位的组织结构呈现金字塔状,相对较为紧密,下级完全由上级对其进行控制。这种金字塔组织结构往往不能让上下级进行有效的沟通交流,不能够将其自主性有效地发挥出来。因此,必须在行政管理模式中引入创新。为了实现行政管理模式创新的目标,应利用行政模式改革作为改变传统多层次和小规模管理模式的起点,而这一模式适用于与现代化时代发展相对应的扁平式行政管理模式。这种组织结构不仅管理层次较少,而且管理范围更广,有助于在不同部门之间有效地传递信息,而且更方便地为决策层提供了信息传递依据。此外,这种管理模式也相较更灵活,可以提高事业单位工作的整体效率。

(四)增强团队精神

由于大部分办公室工作不可能由个人完成,因此需要在员工之间建立强大的团队合作,而团队合作需要更好地将工作完成。单位要想取得更好的发展,就必须特别注意团队合作,并尽一切努力凝聚团队精神,以便在工作期间工作人员可以更好地合作,从而使工作迅速完成。而当前的现状是:事业单位的发展太过迅速从而导致员工的知识水平达不到事业单位要求,如果通过传统的方式对员工进行培训,会使事业单位的发展的速度大大减慢,所以事业单位需要对员工的团队精神进行加强,通过团队合作使员工之间可以互相学习与进步,同时取长补短,有效地促进事业单位的发展。

四、结语

最后,为了事业单位的总体形象得到提高,必须充分执行办公室的行政管理工作。在实际管理过程中,有关事业单位需要对办公室的管理制度进行补全完善,同时提高办公室管理人员的专业素质和作风建设,改善员工的服务态度,与此同时,尽可能提高团队的凝聚力和向心力,对办公室的管理制度进行创新,从而使行政管理的工作效率和质量得到提升,从而使事业单位实现可持续发展的目标。

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作者简介:常宏伟(1971—),男,山西忻州人,技师,办公室副主任,本科,主要从事行政事务管理研究。

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